40 Công thức HR mà người làm nhân sự nào cũng cần biết
Sophie Trương
HR Enthusiast · TA Supervisor
Hồi mới làm HR, mình hay bị hỏi những câu kiểu: "Tỷ lệ nghỉ việc của mình đang ở mức bao nhiêu? So với thị trường thế nào?"
Và mình… không biết tính. Không phải vì không có dữ liệu — mà vì không biết công thức nào dùng để tính cái gì.
HR không chỉ là cảm tính. HR cần số. Và để có số đúng, bạn cần biết công thức đúng.
Mình tổng hợp lại 40 công thức HR quan trọng nhất — chia theo 10 nhóm — để bất kỳ HR nào cũng có thể bookmark lại và dùng khi cần.
1. Workforce Planning — Lập kế hoạch nhân lực
Nhóm công thức này giúp bạn hiểu bức tranh tổng thể về lực lượng lao động trong công ty.
Tỷ lệ nghỉ việc (Employee Turnover Rate):
= (Số nhân viên nghỉ ÷ Số nhân viên trung bình) × 100
Tỷ lệ giữ chân (Retention Rate):
= (Số nhân viên cuối kỳ ÷ Số nhân viên đầu kỳ) × 100
Tỷ lệ tăng trưởng nhân sự (Workforce Growth Rate):
= [(Số NV cuối kỳ − Số NV đầu kỳ) ÷ Số NV đầu kỳ] × 100
Tỷ lệ vắng mặt (Absenteeism Rate):
= (Tổng ngày vắng ÷ Tổng ngày làm việc) × 100
Mẹo thực chiến: Turnover rate trên 20%/năm là tín hiệu đáng lo — cần xem lại ngay onboarding, văn hóa, hoặc mức lương.
2. Time & Attendance — Chấm công & Thời gian
Tỷ lệ có mặt (Attendance Percentage):
= (Số ngày có mặt ÷ Tổng ngày làm việc) × 100
Tỷ lệ vắng mặt (Absence Rate):
= (Số ngày vắng ÷ Tổng ngày làm việc) × 100
Mức sử dụng phép (Leave Utilization):
= (Số ngày phép đã dùng ÷ Số ngày phép được hưởng) × 100
Tỷ lệ đúng giờ (Punctuality Rate):
= (Số lần đến đúng giờ ÷ Tổng số lần đến) × 100
3. Recruitment — Tuyển dụng
Đây là nhóm mình dùng nhiều nhất trong công việc hằng ngày.
Thời gian lấp đầy vị trí (Time to Fill):
= Ngày vị trí được tuyển xong − Ngày mở vị trí
Chi phí tuyển dụng mỗi người (Cost per Hire):
= Tổng chi phí tuyển dụng ÷ Số người được tuyển
Tỷ lệ chấp nhận offer (Offer Acceptance Rate):
= (Số offer được chấp nhận ÷ Số offer đã gửi) × 100
Hiệu quả theo kênh nguồn (Source Effectiveness):
= (Số hire từ kênh đó ÷ Tổng số hire) × 100
Mẹo thực chiến: Offer Acceptance Rate dưới 70% thường là dấu hiệu của vấn đề về lương hoặc candidate experience — không phải vì ứng viên "khó tính".
4. Compensation & Benefits — Lương thưởng & Phúc lợi
Lương trung bình:
= Tổng lương chi trả ÷ Tổng số nhân viên
Chi phí lương trên doanh thu (Payroll Cost %):
= (Tổng chi phí lương ÷ Tổng doanh thu) × 100
Chi phí phúc lợi mỗi người:
= Tổng chi phí phúc lợi ÷ Tổng số nhân viên
Tỷ lệ lương cứng / lương biến đổi:
= Tổng lương cứng ÷ Tổng lương biến đổi
5. Training & Development — Đào tạo & Phát triển
Chi phí đào tạo mỗi người:
= Tổng chi phí đào tạo ÷ Tổng số nhân viên
Số giờ đào tạo mỗi người:
= Tổng giờ đào tạo ÷ Tổng số nhân viên
Hiệu quả đào tạo:
= [(Điểm sau − Điểm trước) ÷ Điểm trước] × 100
ROI đào tạo (Training ROI):
= [(Lợi ích từ đào tạo − Chi phí đào tạo) ÷ Chi phí đào tạo] × 100
Mẹo thực chiến: Nhiều công ty chi tiền đào tạo nhưng không đo ROI — đây là lý do HR hay bị cắt ngân sách L&D đầu tiên khi công ty khó khăn. Hãy biết cách đo và trình bày con số này.
6. Performance Management — Quản lý hiệu suất
Tỷ lệ hoàn thành đánh giá hiệu suất:
= (Số đánh giá hoàn thành ÷ Tổng số đánh giá) × 100
Tỷ lệ nhân viên hiệu suất cao (High Performer %):
= (Số high performer ÷ Tổng số nhân viên) × 100
Tỷ lệ cải thiện hiệu suất:
= (Số nhân viên cải thiện ÷ Tổng số nhân viên) × 100
Tỷ lệ nhân viên hiệu suất thấp (Low Performer %):
= (Số low performer ÷ Tổng số nhân viên) × 100
7. Employee Engagement — Gắn kết nhân viên
Điểm gắn kết (Engagement Score):
= (Tổng điểm khảo sát ÷ Điểm tối đa) × 100
eNPS — Chỉ số sẵn sàng giới thiệu nội bộ:
= % Promoters − % Detractors
Engagement Index:
= (Tổng phản hồi tích cực ÷ Tổng phản hồi) × 100
Mẹo thực chiến: eNPS trên 30 là tốt. Dưới 0 là báo động đỏ — nhân viên đang nói xấu công ty với người ngoài.
8. Employee Relations — Quan hệ lao động
Tỷ lệ khiếu nại (Grievance Rate):
= (Số khiếu nại ÷ Tổng số nhân viên) × 100
Tỷ lệ giải quyết khiếu nại:
= (Số khiếu nại được giải quyết ÷ Tổng số khiếu nại) × 100
Tỷ lệ kỷ luật:
= (Số trường hợp kỷ luật ÷ Tổng số nhân viên) × 100
9. Health & Safety — An toàn lao động
Tỷ lệ tai nạn (Incident Rate):
= (Số tai nạn ÷ Tổng giờ làm việc) × 1,000,000
Tần suất tai nạn mất thời gian (LTIFR):
= (Số ngày mất vì tai nạn ÷ Tổng giờ làm việc) × 1,000,000
Tỷ lệ vắng do bệnh:
= (Số ngày nghỉ bệnh ÷ Tổng ngày làm việc) × 100
10. General / Miscellaneous — Chỉ số tổng hợp
Span of Control — Tầm kiểm soát quản lý:
= Số nhân viên ÷ Số quản lý
Năng suất lao động:
= Sản lượng đầu ra ÷ Số đơn vị lao động
Chi phí HR mỗi nhân viên:
= Tổng chi phí HR ÷ Tổng số nhân viên
Dùng công thức này như thế nào trong thực tế?
Chọn đúng chỉ số để theo dõi. Không phải 40 công thức đều cần dùng mỗi tháng. Với HR ở SME, mình thường focus vào: Turnover Rate, Time to Fill, Cost per Hire, Offer Acceptance Rate, và Absenteeism Rate — đủ để báo cáo có giá trị.
Xây dashboard đơn giản. Một file Excel theo dõi 5–8 chỉ số theo tháng là đủ để bạn nhìn thấy xu hướng và đưa ra quyết định có căn cứ.
Trình bày với sếp bằng số, không phải bằng cảm giác. Thay vì nói "mình đang tuyển khó", hãy nói "Time to Fill đang là 45 ngày, cao hơn benchmark ngành 30 ngày — đây là lý do và đây là giải pháp."
Bạn đang dùng chỉ số nào thường xuyên nhất trong công việc HR? Comment bên dưới — mình sẽ đi sâu hơn vào từng nhóm trong các bài tiếp theo.